Med utgangspunkt i dette kunnskapsbehovet har Helsedirektoratet utarbeidet kunnskapsbaserte tips, råd og verktøy som kan brukes i alle fasene av anskaffelsesarbeidet. I samarbeid med kommuner, sykehus, innkjøpsorganisasjoner og leverandører har direktoratet løftet noen spørsmål innkjøpsorganisasjoner kan jobbe med i forkant av dialog med markedet. Flere av disse spørsmålene kan det være relevant å få råd av leverandørene på i markedsdialogen. I tillegg har direktoratet utarbeidet materiale som kan understøtte konkurransegjennomføringen og som kan være til nytte når man skal etablere kontraktsoppfølgingsorganisasjoner og følge opp leveranser etter inngåelse av kontrakt.
Ved utarbeidelsen av dette materialet har direktoratet vært særlig opptatt av å hjelpe innkjøpere og leverandører til å sette kontrakter som gir partene økt fleksibilitet til å jobbe med ny teknologi og nye muligheter i kontraktsperioden. Informasjonen kan være relevant for ledere, innkjøpere, leverandører, konsulenter og andre som jobber med anskaffelser.
Hva er en relasjonskontrakt?
En relasjonskontrakt er en kontraktsform som kan gi både offentlige og private aktører bedre rammer når innkjøpene er langvarige og mer komplekse (for eksempel elektroniske pasientjournaler, øvrige medisinske kjernesystemer, digital hjemmeoppfølging, infrastruktur, mm.). I slike innkjøpssituasjoner gir denne kontraktsformen partene bedre muligheter til å oppnå både innovasjon, tjenesteforbedring og kostnadsreduksjon. Relasjonskontrakter handler i stor grad om at partene i avtalen etablerer ledelses- og styringsmekanismer som hjelper dem å håndtere fleksibilitet og handle ut fra felles interesser og forventninger.
En relasjonskontrakt er ganske enkelt en type kontrakt som skal skape god relasjon mellom kunde og leverandør gjennom samhandling over tid. Kontrakten inneholder egne tilleggsbestemmelser for å sikre samhandling.
Link til relevante presentasjoner – dette må jeg sende deg på torsdag:
- LUP august 2024
- 241009-Health2B partnermøte - tema relasjonskontrakter
- TEK-Norge januar 2025 (husk: oppdater link til “FIN-rapporten”)
- LUP/KS oktober november 2025
- 251119-HTO-samling kommuner EPJ
Hvordan inngå, følge opp og lede relasjonskontrakter?
Førsteutkast til veileder
Siden 2024 har Helsedirektoratet arbeidet med et utkast til en nasjonal veileder for formelle relasjonskontrakter ved anskaffelse av e-helseløsninger. Formålet med denne veilederen er å gi en kunnskapsbasert veiledning til aktører i helse- og omsorgstjenesten som går til anskaffelse av e-helseløsninger. Helsedirektoratet har fått tilbakemeldinger på at det er krevende å tilpasse kontrakter til de styrings- og koordineringsutfordringene innkjøpsorganisasjonene møter når de skal ta i bruk slike e-helseløsninger.
Veilederen er utarbeidet på Helsedirektoratets initiativ, men innholdet er i stor grad basert på innspill og innsikt fra både oppdragsgivere, leverandører og andre bransjeaktører. Veilederen er tilpasset Statens standardavtaler (SSA), og er ment å supplere eksisterende veiledningsmateriell bl.a. publisert på anskaffelser.no.
Veilederen er utarbeidet av en arbeidsgruppe bestående av ledere fra kommuner, sykehus, regionale og nasjonale IKT- og innkjøpsorganisasjoner og leverandører med praksiserfaring fra styring og oppfølging av kunde-leverandørrelasjoner. Arbeidet har vært presentert og gjennomgått på åpne innspillsmøter. Helsedirektoratet har hatt det faglige ansvaret i dette arbeidet som har vært gjennomført med bistand fra advokatfirmaet Cirio AB. I tillegg har Helsedirektoratet etablert en referansegruppe bestående av personer fra kommuner, sykehus, regionale og nasjonale helseforetak, forskere, leverandører, bransjeorganisasjoner og klyngeorganisasjoner som har bidratt inn i arbeidet.
Veilederen er rettet mot aktører i både stat, kommune og andre virksomheter på innkjøpssiden som anskaffer eller leverer e-helsetjenester og -løsninger. Den er i hovedsak skrevet som et støttedokument for oppdragsgivere i kommuner, helseforetak og øvrige statlige virksomheter, ettersom det er de som har det overordnede ansvaret når anskaffelser skal gjennomføres. Samtidig er den også skrevet for leverandører, som må handle riktig og ha en god forståelse av hva det innebærer når de velger å delta i anskaffelser hvor kundeorganisasjonen ønsker å bruke relasjonskontrakter.
Den første versjonen av veilederen prøves nå ut av flere kommuner og helseforetak i konkrete anskaffelser og resultatene fra utprøvingen vil deles og danne grunnlag for videre arbeid. En endelig versjon av veilederen er ventet å foreligge høsten 2026.
Når bør en relasjonskontrakt brukes?
En relasjonskontrakt kan være effektiv når det man skal anskaffe krever tilpasninger og samarbeid mellom kunde og leverandør for at produktet eller tjenesten skal kunne tas i bruk. Det er særlig relevant å vurdere bruk av en relasjonskontrakt i langvarige kunde-leverandørrelasjoner hvor man skal leve lenge med kontrakten. I situasjoner hvor det er kostbart og krevende å bytte leverandør er det kanskje ekstra viktig å tenke igjennom hvordan samarbeidet bør organiseres for å håndtere nye situasjoner som oppstår langt frem i tid med gjensidig tillitt mellom partene.
Når det er uoversiktlig og komplekst å implementere og ta i bruk et produkt eller en tjeneste kan relasjonskontrakter gi partene nødvendig fleksibilitet. Dette kan være fleksibilitet til å håndtere endrede omgivelser, nye teknologiske muligheter, skiftende behov, og andre forhold som kan oppstå i løpet av kontraktsperioden. I veilederen finnes mer informasjon om dette, samt noen praktiske verktøy som kan hjelpe til med å vurdere hvilken kontraktsform som passer i ditt spesifikke tilfelle.
Hvordan etablere og anvende relasjonskontrakter?
En relasjonskontrakt kan vokse frem som følge av at kunde og leverandør har samarbeidet over tid. Den trenger ikke nødvendigvis være planlagt og etablert i selve anskaffelsen. I slike situasjoner kan en velge å formalisere relasjonskontrakten dersom partene har behov for å tydeliggjøre sine forpliktelser i forhold til hverandre og hvilke kjøreregler som skal gjelde.
En relasjonskontrakt kan også inngås mer planlagt og bevisst. Det kan være en stor fordel å tenke igjennom hvordan man skal følge opp kontrakten når man i forkant vet at det som skal kjøpes inn vil kreve en langvarig kontrakt med den eller de leverandører som velges.
I veilederen er det utarbeidet noen verktøy som kan brukes til å vurdere hvordan en relasjonskontrakt kan etableres og anvendes. Veilederen tar opp temaer som gjennomføring av markedsundersøkelse, kartlegging av behov, utarbeidelse av anbudsdokument, evaluering av tilbud, spesifisering av rollesett i kontrakten, spesifisering av kontraktsoppfølgingsregime, mm.
Hvordan følge opp og lede relasjonskontrakter?
Alle kontraktsrelasjoner må følges opp og ledes. Det som kjennetegner formaliserte relasjonskontrakter, er gjerne at man i større grad har skriftliggjort hvordan partene skal samarbeide over tid. Det kan for eksempel være lagt inn rutiner og spilleregler for hvordan partene skal holde hverandre orientert om forhold som er av betydning, det kan være rutiner og spilleregler for hvordan uventede situasjoner skal håndteres, og det kan være rutiner og spilleregler for hvordan man skal hjelpe hverandre når situasjonen krever det.
På e-helseområdet er det ofte slik at det er vanskelig å planlegge for alle endringer som skjer frem i tid. Eksempelvis er det vanskelig for både kunde og leverandør å forutsi loverendringer som kommer flere år frem i tid. I slike situasjoner kan det eksempelvis være nødvendig å endre på et journalsystem, bytte ut noen produkter som følge av nye tekniske muligheter, krav eller standarder, tilpasse løsninger til nye brukergrupper, osv. Når man ikke klarer å spesifisere alle disse situasjonene i forkant kan det være gunstig å bli enige om noen spilleregler for hvilke roller og ansvar partene i kontraktsrelasjonen har for at man skal klare å håndtere disse uventede situasjonene som oppstår underveis.
I veilederen finnes mer informasjon om dette.
Hvordan gjøre eksisterende kontrakter mer relasjonelt orientert?
I enkelte situasjoner vokser det frem behov for å forsterke samarbeidet mellom kunde og leverandør. Det foreligger i utgangspunktet ingen hindringer i regelverket mot å gjøre dette. Det er imidlertid noen forhold man bør være oppmerksom på.
Anskaffelseslovgivningen tillater ikke vesentlige endringer i allerede inngåtte kontrakter uten at det gjennomføres en nyanskaffelse. Innføringen av for eksempel en felles visjon, strategiske mål, veiledende prinsipper og en styringsstruktur for relasjonen medfører imidlertid ikke vesentlige endringer i kontrakten, men kan gjennomføres uten å bryte anskaffelsesreglene. Denne typen justeringer skal forbedre og utvikle samarbeidet, snarere enn å endre de grunnleggende vilkårene for kontrakten.
Oppdragsgivere kan bruke verktøyene beskrevet i veilederen til å forbedre og utvikle eksisterende kontraktsrelasjoner for å skape et mer relasjonsbasert samarbeid, uten behov for å gjennomføre nyanskaffelser.
Eksterne vurderinger og rettslig handlingsrom
Helsedirektoratet har fått utarbeidet to juridiske betenkninger av hvordan relasjonskontrakter kan anvendes innenfor anskaffelsesregelverket. Formålet med disse betenkningene er å klargjøre det rettslige handlingsrommet for bruk av slike kontraktsformer.
Disse rapportene inneholder juridiske vurderinger av hvordan anskaffelsesregelverket kommer til anvendelse ved etablering og oppfølging av relasjonskontrakter. Rapportene inneholder konkrete verktøy til å vurdere hvordan kontraktsklausuler kan utformes slik at de er i tråd med gjeldende regelverk. De inneholder også referanser til domstolsavgjørelser, relevante KOFA-saker, samt forslag til både kunde og leverandør på hvordan man bør gå frem i de ulike fasene av en anskaffelse.
Rapportene er ment som et supplement til Helsedirektoratets veileder, men kan fint brukes på egenhånd. Rapportene ble bestilt sommeren 2025 og levert i oktober 2025.
Rapportene kan lastes ned her (linker settes inn nedenfor):
- CMS Kluge: Anskaffelsesrettslig rapport om relasjonskontrakter
- Kvale advokatfirma DA: Anskaffelsesregelverkets handlingsrom ved inngåelse av relasjonskontrakter innen e-helse
Opplæring og erfaringer ved bruk av relasjonskontrakter
Selv om begrepet relasjonskontrakter kan være ukjent, så kjenner mange som har arbeidet i kunde-leverandørrelasjoner på e-helseområdet seg igjen i de problemstillingene og løsningene som relasjonskontrakter kan gi. Mange har nok opplevd at de i sine pågående kunde-leverandørrelasjoner har tett dialog med sin kontraktspartner, at de sammen prioriterer hvilke endringer som er viktige å jobbe med, og at det ofte oppstår situasjoner de må løse i samarbeid med sin kontraktspartner.
Når slike samarbeidsbehov vokser frem over tid og partene erfarer at det kan være nyttig å samarbeide tettere, så øker også behovet for å lære fra både egne erfaringer og av andres erfaringer. En kan både lære av andres erfaringer og bidra til å støtte andre som må håndtere lignende utfordringer i å ta i bruk en mer samarbeidsorienterte ledelses- og styringsformer.
Det kan være verdifullt å sørge for at læring fanges opp og deles for å bidra til at andre ikke trenger å finne opp hjulet på nytt. Innimellom kan det være krevende å identifisere og skille effektene av en mer partnerskapsorientert tilnærming fra selve tjenesten. Eksempelvis er det ikke alltid enkelt å skille på om det er ledelsesgrepet med å slippe en leverandørs fagpersoner inn i direkte dialog med sykepleierne eller om det er den bedre behovsforståelsen hos leverandørens fagpersoner som er årsaken til at en ny eller endret funksjonalitet i løsningen blir god. Slike forhold kan det være hensiktsmessige å reflektere rundt, for å forbedre lederskapet av kontraktsrelasjonen.
På denne siden har Helsedirektoratet samlet innhold som kan hjelpe til med å forstå hvordan man kan lære av og bygge videre på erfaringer knyttet til bruk av relasjonskontrakter. Her kan du finne opplæringsmateriell, lenker til eksterne nettsteder hvor andre har jobbet med disse problemstillingene og andre kunnskapsressurser.