Rutinene bør omfatte prosedyrer for håndtering og beslutningstaking knyttet til ulike situasjoner og forespørsler, samt for inngåelse av avtaler med journalister eller medier om nærmere framgangsmåte i forbindelse med reportasjer, TV- eller filmproduksjoner mv. Rutinene bør sikre at viktige beslutninger ikke tas av enkeltpersonell, og at de tas på et ansvarlig nivå i virksomheten etter tverrfaglige vurderinger.
Virksomheter i helse- og omsorgstjenesten bør ha rutiner som i størst mulig grad legger opp til at vanskelige avveininger knyttet til ønsker og forespørsler om for eksempel filmopptak håndteres på virksomhetsnivå, slik at det enkelte helsepersonell i størst mulig grad kan konsentrere seg om pasientens helsemessige behov og den helsehjelpen som skal ytes.
Tilretteleggingen kan gjøres på mange måter, og kan inkludere oppslag som oppfordrer til å avstå fra filming og fotografering av andre pasienter, pårørende eller ansatte. Heller ikke på disse avdelingene kan det ilegges forbud uten mulighet for å gjøre unntak. Selv om institusjonen skulle komme til at fotografering, filming eller lydopptak i hovedregelen ikke er tillatt i en bestemt del av tjenesten, må det gjøres en konkret vurdering om nye problemstillinger oppstår.