Barnevernansvarlig bør gjennomføre regelmessige kontakt- og dialogmøter med alle barnevernsinstitusjoner i opptaksområdet. Dette vil føre til økt kjennskap og tillit til hverandre og kan senke terskelen for å ta kontakt. Det må vurderes i hvilken grad ledere og/eller annet personell også bør delta.
Hyppighet og varighet for møtene vil variere, avhengig av type barneverninstitusjon og antall barn som er på institusjonen. For eksempel kan det være behov for hyppigere møter med barnevernets akuttinstitusjoner, og færre møter med institusjoner der ungdommer bor over lengre tid.
For barneverninstitusjoner som har ansatt psykolog eller psykiater, må barnevernansvarlig bidra til å avklare deres rolle og funksjon i samarbeidet.